Sonder-Newsletter zur digitalen Belegaufbewahrung

Sehr geehrte Damen und Herren,

einhergehend mit der stark fortschreitenden Digitalisierung wird immer öfter danach gefragt, ob und gegebenenfalls unter welchen Voraussetzungen eine digitale Archivierung von Belegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entspricht und ob die physischen Originalunterlagen („Papierbelege“) vernichtet werden dürfen. In Einzelfällen werden Steuerberater sogar ersucht, die Originalbelege zu vernichten.

Die damit im Zusammenhang stehenden Fragestellungen sind im Detail komplex. Eine Vielzahl von Rechtsvorschriften ist für deren Beantwortung von Relevanz.

Wir dürfen in der Folge über die steuerlichen und unternehmensrechtlichen (Rechnungslegungs-) Erfordernisse der digitalen Archivierung informieren. Im Hinblick auf mögliche Folgen außerhalb des Steuerrechts und der Rechnungslegung hat jeder Steuerpflichtige eigenständig eine Beurteilung gegebenenfalls nach anwaltlicher Beratung vorzunehmen. Denn insbesondere im Prozessfall kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Beweiskraft des Scans eines Originaldokuments im Einzelfall vom Gericht als für nicht ausreichend erachtet wird. Es ist daher jedenfalls darauf zu achten, dass zumindest Originale von Verträgen und Unterlagen von erhöhter rechtlicher Relevanz im Original weiterhin aufbewahrt werden. Eine allfällige Vernichtung originaler Papierbelege wird nie vom Steuerberater vorgenommen werden, sondern liegt im Ermessen des Abgabepflichtigen selbst.

Möchte ein Steuerpflichtiger seine Belege digital aufbewahren, dann sind die Einrichtung eines entsprechenden revisionssicheren Archivs sowie die korrekte Archivierung sämtlicher aufzubewahrender Unterlagen von wesentlicher Bedeutung. In Sachen Fristenmanagement gilt zu beachten, dass das Abgabenrecht verschieden lange Aufbewahrungsfristen kennt (zB § 18 Abs 10 UStG) und die Fristen korrekt zu berechnen sind (zB über die 7-jährige Frist hinaus gemäß § 212 Abs 1 UGB). Auch nach Ablauf der einschlägigen Aufbewahrungsfrist kann es ratsam sein, die Unterlagen und Belege sogar weit über die Verjährungsfristen hinaus aufzubewahren. So sollten Dauersachverhalte von steuerlichem Gewicht mitunter deutlich länger belegbar sein, zB Verlustabzüge oder Evidenzkonten. Bewahren Sie als Steuerpflichtiger Ihre Dokumente stets so auf, dass diese anlässlich einer Außenprüfung seitens der Abgabenbehörden jederzeit kurzfristig bereitstellbar sind.

Unabhängig von der Art der Archivierung obliegt die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen jedem Steuerpflichtigen selbst.

Die Nutzung unseres Services "Finmatics" und vergleichbarer elektronischer Systeme entbindet den Steuerpflichtigen nicht von seiner Aufbewahrungspflicht! Finmatics und vergleichbare Systeme dienen lediglich der Belegübermittlung und nicht der Belegaufbewahrung.

Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung oder vereinbaren Sie bitte einen Beratungstermin!

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Team der Treuhand Partner Dr. Schirmer Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung GmbH